Serviço de Apostilamento: Saiba mais sobre a legalização de documentos para uso no exterior

Ao longo dos anos, o processo para a legalização de documentos brasileiros a serem usados no exterior, também conhecido como Serviço de Apostilamento, tem se tornado cada vez menos burocrático.

Antigamente, era necessário passar por um longo processo, que incluía o deslocamento até ao Itamaraty, ou então aos escritórios regionais do Ministério das Relações Exteriores, bem como a tradução e o envio do documento para o consulado do país onde o mesmo seria utilizado.

Mas, hoje em dia, essa realidade mudou. Desde o segundo semestre de 2017, quem precisar do Serviço de Apostilamento, basta se dirigir a um cartório extrajudicial devidamente autorizado, para legalizar documentos produzidos em território nacional.

A Convenção da Haia, que trata da Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, apesar de ter sido celebrada em 1961, só foi incluída no ordenamento jurídico em 2015, pelo Decreto Legislativo n.148 e promulgada pelo Decreto n.8660/2016.

E desde a sua regulamentação no âmbito do Poder Judiciário pela Resolução n. 228/2016 do CNJ, a emissão de apostilas se tornou obrigatória em todas as capitais do País.

O que é o Serviço de Apostilamento e como ele funciona?

Em termos gerais, o serviço de Apostilamento corresponde a uma formalidade que tem por objetivo a legalização de documentos públicos que são produzidos em território nacional, mas que serão utilizados em países integrantes da Convenção da Haia.

Este serviço basicamente serve para atestar a autenticidade de um documento. E, como dito anteriormente, ele foi criado para substituir o antigo procedimento de legalização que, além de envolver etapas complexas, também era muito burocrático.

O serviço de apostilamento envolve duas partes, sendo uma física e a outra digital. A parte física se trata de um selo, que é colado no documento apostilado.

A parte digital por sua vez, corresponde ao registro do documento em um sistema utilizado para consultar, por meio de um código QRcode, as apostilas emitidas em cada país.

Como esse sistema interliga vários cartórios do Brasil, é possível que um documento emitido em um estado seja apostilado em outro, desde que a assinatura, o carimbo ou o selo presente no documento esteja disponível no sistema.

Vantagens do serviço de apostilamento

O serviço de apostilamento confere uma serie de vantagens para quem precisa da autenticação de documentos no exterior, como:

• Mais praticidade e menos burocracia na hora de apostilar um documento;
• Não existe mais a necessidade de legalizar o documento somente no Ministério das Relações Exteriores, em Brasília/DF, já que esse procedimento pode ser realizado em qualquer cartório extrajudicial autorizado;
• O serviço de apostilamento torna mais simples a verificação de autenticidade de documentos entre os países integrantes da Convenção.

Lembrando que somente autoridades de países signatários da Convenção da Haia é que podem emitir o apostilamento de documentos. Para os países que não fazem parte dessa Convenção, o procedimento para legalização de documentos continua sendo o mesmo utilizado antigamente.

Quais documentos podem e quais não podem ser apostilados

Dentre os documentos que podem ser apostilados, estão:

• Certidão de nascimento;
• Documentos expedidos por registros comerciais e tribunais;
• Certidão de divórcio;
• Certidão de óbito;
• Certidão de casamento.

Além dos documentos acima, também podem ser apostilados documentos públicos ou particulares previamente reconhecidos por autoridade pública competente ou notário.

Agora, não podem ser apostilados os seguintes documentos:

• Documentos administrativos destinados a operações alfandegárias e mercantis;
• Documentos destinados a produzir os seus efeitos em países que não fazem parte da Convenção da Haia;
• Documentos emitidos por agentes consulares ou diplomáticos.

Vale ressaltar também que o documento a ser legalizado pode ser apresentado tanto pelo titular do documento, quanto por um representante legal. E o processo de apostilamento pode ser feito no documento original e também em cópias autenticadas em cartório.

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